Tabla dinámica
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.
¿Cómo crear una tabla dinámica?
Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por analizar.
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| Ilustración 1 / Daniela García |
Una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.
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| Ilustración 2 / Daniela García |
Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.
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| Ilustración 3 / Daniela García |
Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.
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| Ilustración 4 / Daniela García |
Pasos para agregar campos a la tabla dinámica
Paso 1:
En la lista de campos, coloca una marca de verificación al lado de cada campo que desees agregar.
Paso 2:
Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas por debajo de la Lista de campos. Si un campo no está en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno diferente.
Paso 3:
La tabla dinámica ahora muestra la cantidad vendida por cada vendedor.
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| Ilustración 5 / Daniela García |
Cambiar las etiquetas de fila
Paso 1:
Arrastra los campos existentes fuera del área Etiquetas de fila, y desaparecerán.
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| Ilustración 6 / Daniela García |
Paso 2:
Arrastra un campo nuevo de la Lista de campos al área Etiquetas de fila. En este ejemplo, estamos usando el campo Mes.
Paso 3:
La tabla dinámica se ajusta para mostrar los nuevos datos. En este ejemplo, ahora nos muestra la venta total en cada mes.
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| Ilustración 7 / Daniela García |
Añadir etiquetas de columna
Paso 1:
Arrastra un campo desde la Lista de campos al área Etiquetas de columna. En este ejemplo, estamos usando el campo Región.
Paso 2:
La tabla dinámica ahora tendrá varias columnas. En este ejemplo, existe una columna para cada región.
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| Ilustración 8 / Daniela García |
Agregar un filtro al informe
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| Ilustración 9 / Daniela García |
Paso 1:
Arrastra un campo desde la lista de campos al área de filtro de informe. En este ejemplo, estamos usando el campo Vendedor.
Paso 2:
El filtro del informe aparece encima de la tabla dinámica. Haz clic en la flecha hacia abajo en el lado derecho del filtro para ver la lista de elementos.
Paso 3:
Selecciona el elemento que quieres ver. Si deseas seleccionar más de un elemento, coloca una marca de verificación al lado de seleccionar varios elementos. A continuación, haz clic en Aceptar. En el siguiente ejemplo, estamos seleccionando dos vendedores.
Paso 4:
Haz clic en Aceptar. La tabla dinámica se ajustará para reflejar los cambios.
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| Ilustración 10 / Daniela García |
Pasos para insertar segmentación de datos
Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones.
Paso 2:
En la ficha Opciones, haz clic en el comando Insertar segmentación de datos. Un cuadro de diálogo aparecerá.
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| Ilustración 11 / Daniela García |
Paso 3:
Selecciona el campo deseado. En este ejemplo, seleccionaremos Vendedor. A continuación, haz clic en Aceptar.
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| Ilustración 12 / Daniela García |
Paso 4:
La cortadora aparecerá al lado de la tabla dinámica. Cada elemento seleccionado se resaltará en azul. En el siguiente ejemplo, la máquina de cortar contiene una lista de todos los vendedores diferentes y cuatro de ellos son seleccionados actualmente.
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| Ilustración 13 / Daniela García |
Pasos para crear gráficos dinámicos
En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de opciones. Allí, haz clic en el el comando Gráfico dinámico.
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| Ilustración 14 / Daniela García |
Paso 2:
En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.
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| Ilustración 15 / Daniela García |
Paso 3:
El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic y arrastrando.
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| Ilustración 16 / Daniela García |
Curt Frye. Excel Guía de Bolsillo: Un rápido recorrido por las tareas más comunes. Santos Rodriguez,Spain: Marzo 2004.
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